Nos conseils pour devenir un(e) pro de l'organisation !

« Tu devrais mieux t’organiser ». « Ca c’est parce que tu n’es pas organisé(e) que veux-tu ! »

Force est de constater qu’en entreprise comme dans la vie personnelle, le manque d’organisation a le dos large ! Constat de personnes extérieures ou conseil à soi-même, nous sommes très nombreux à en subir les conséquences. Mais une fois ce constat effectué, quelles sont les solutions ? Comment mettre en place et respecter l’organisation parfaite ?


1- POURQUOI ETRE ORGANISE(E) ?

Vérité universelle : mieux organisé on est plus efficace, on gagne du temps, de l’énergie…pour soi, pour les autres, pour ce que l’on veut !

Mais au delà de cette efficacité évidente, s’organiser présente des vertus :

  • Sur un plan externe/social, être un minimum organisé évite que ne soient amalgamés par votre entourage le fond et la forme. Et mis sur le compte de votre manque d’organisation tous les échecs et déconvenues rencontrés.

  • Sur un plan interne/personnel : suivre le plan prévu et atteindre ses objectifs est bon pour l’estime de soi. Contrairement à la procrastination qui, n’en déplaise à certains, est souvent dans le fond assez mal vécue.

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2- PRÉREQUIS : AVOIR ENVIE

Inutile de prendre pour une dixième fois la résolution de s’organiser désormais en cette nouvelle rentrée, si vous n’en avez pas réellement envie. Ou besoin. Ce serait vous épuiser pour rien, et vous décrédibiliser sur les plans externe et interne mentionnés plus haut !

En revanche, si vous êtes vraiment motivées, la suite de cet article devrait vous plaire!


3- COMMENT S’ORGANISER ?

  • TENIR UN AGENDA

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Papier ou digital, il est clé d’avoir un support compilant toutes vos obligations et le temps que vous devez leur allouer. A mettre à jour en permanence au fil de son évolution. En n’oubliant pas de prévoir si besoin des créneaux avant ou après si un rdv nécessité un déplacement par exemple…

En prévoyant également des pauses, pour avoir une marge d’ajustement si besoin et reprendre des forces et de l’énergie en croquant dans un fruit, en buvant un café ou tout ce qui vous fera du bien !

  •  APPRENDRE A PRIORISER :

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Parfois on ne peut faire tout ce que l’on aimerait ou doit faire dans le temps imparti, il est donc clé de raisonner par priorité.

Faire en premier lieu ce qui est le plus urgent et ce qui vous coûte le plus, laisser pour la fin de la journée ou de la semaine les tâches les plus minimes et les plus sympas. Elles vous paraitront d’autant plus agréables que votre inconscient n’aura pas procrastiné et que vous saurez que vous avez au préalable paré au plus important et au plus urgent. Vous serez donc plus détendu et apprécierez de ne pas courir après le temps.


  •  DÉLÉGUER

Vous remarquerez que vos collègues les mieux organisés sont souvent ceux qui ont compris qu’il est important de déléguer. Qui se sont affranchis du « ça ira plus vite si c’est moi qui le fais ». Ils savent que c’est faux, ça n’ira pas plus vite à terme, et déléguer (à quelqu’un dont c’est la compétence naturellement, pas en faisant faire aux autres impunément tout ce qui nous ennuie) est intéressant pour les deux parties, celle qui n’a plus à faire et celle qui apprend à faire !

  •  FAIRE DES TO-DO LISTS

Il n’y a pas de secret, une fois que vous avez priorisé et délégué ce qui devait l’être, restent vos propres tâches, classées par ordre d’importance. Il est très important de les écrire quelque part. Idem, soit version papier, soit version digitale. Le papier ayant l’avantage de permettre de rayer une ligne une fois la tâche exécutée, ce qui est bon pour l’estime de soi et la motivation...

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 + Petits conseils:

-          Noter ce qui vous traverse l’esprit mais ne justifie pas une ligne dédiée sur votre to do list. Toujours tout noter. De préférence toujours au même endroit (smartphone, petit cahier). Pour ne pas oublier mais surtout pour ne pas garder cela dans un coin de votre tête, ou, pire, quitter une tache en cours pour partir sur cette nouvelle idée moins prioritaire.

-          Regrouper les tâches, déplacements, réunions, interlocuteurs…

-          Fermer votre boite mail pendant que vous travaillez sur un projet, dossier. Ne l’ouvrir que deux fois par jour, pour des sessions mailing, par ordre de priorité toujours. Cesser de faire mail et dossier en parallèle, vous irez plus vite et exécuterez mieux chacune des tâches isolément.

-          Organiser son bureau, son espace de travail. A votre façon, pour retrouver facilement ce dont vous avez besoin et travailler dans un cadre qui vous plait.

Tous ces petits conseils permettent de rester concentré(e).  De gagner en efficacité. Et donc d’être organisé(e) !